تصميم نظام المراسلات الإلكترونية لجامعة البحر الأحمر

Abstract

تناول هذا البحث استخدام تطبيقات الويب في تحسين كفاءة الاعمال الادارية بين اقسام جامعة البحر الاحمر، حتى تواكب التطور المعلوماتي الذي يشهده العصر أصبح يفرض على المؤسسات اللجوء الى استخدام التكنولوجيا الحديثة في عملية الاتصال نظرا لما لها من مزايا في تسريع وتطوير هذه العملية وتجاوز الحواجز المكانية والزمانية. تم تحليل مشكلات الاقسام الادارية في تبادل الخطابات بينها، حيث ان نظام الاتصال الحالي يفتقر الى الكفاءة والفعالية من حيث السرعة والسرية والية تسليم الخطابات والوقت والجهد المبذولين للبحث عن الخطابات، كما وضعت في الاعتبار تعرض الخطابات للفقدان والتلف والتداول العام ، وتكلفة الطباعة والتصوير العالية، وتم حل تلك المشكلات عن طريق بناء تطبيق ويب يتصف بالكفاءة والفعالية. توصلت الدراسة الى مجموعة من النتائج أهمها تمكين الادارات والكليات والمراكز والموظفين من كتابة الخطابات بكفاءة وفعالية وحل مشكلات أرشفة الخطابات التي تتمثل في الضياع والتلف والاطلاع العام، سهولة وسرعة استخلاص التقارير التي تساعد الادارة في اتخاذ القرارات. كما وصلت الدراسة بضرورة تنفيذ النظام على الواقع ، وتوفير جميع المعينات المادية والبشرية لتنفيذ النظام والعمل على تطوير النظام مستقبلا. This research deals with the use of web applications to improve the efficiency of administrative work among the departments of the Red Sea University, in order to keep pace with the information development witnessed by the times, it has imposed on institutions to resort to using modern technology in the communication process due to its advantages in accelerating and developing this process and overcoming spatial barriers And temporal. The problems of the administrative departments in exchanging letters between them were analyzed, as the current communication system lacks efficiency and effectiveness in terms of speed, confidentiality, mechanism for delivering letters, time and effort expended to search for letters, and also took into account the exposure of letters to loss, damage and public circulation And the high cost of printing and imaging, and these problems were solved by building an efficient and effective web application. The study reached a set of results, the most important of which is enabling departments, colleges, centers and employees to write letters efficiently and effectively and solve the problems of archiving letters that are lost, damaged, public access, ease and speed Extracting reports that help management in taking decisions. The study also reached the necessity of implementing the system on the ground, and providing all material and human assistance to implement the system and work on developing the system in the future.